Clientes.

 

General

 

 

 

 

Cliente

Es un dato indispensable para guardar un cliente, no puede haber claves repetidas.

 

Para aprender como configurar el tipo de claves que manejara el sistema, hacer clic aquí.

 

Razón Social

Es un dato Indispensable para guardar un cliente. Es la razón social o nombre del cliente.

 

RFC

No es un dato indispensable para guardar un cliente, sin embargo de esto depende si se imprimirá una factura o una nota al realizar una operación.

 

Puede existir más de un cliente con el mismo RFC pero se solicitara una clave de autorización para permitir que dos clientes utilicen el mismo Password.

 

Longitud Máxima: 15 caracteres.

 

Caracteres no permitidos: " / \ : | < > * ? '

 

CURP

Clave única del registro de población (utilizado solamente en México), longitud  máxima: 20 caracteres.

 

Caracteres no permitidos: " / \ : | < > * ? '

 

Colonia,

Ciudad,

Estado,

País

Estos campos son catálogos, por lo tanto se podrán ir almacenando todos los conceptos que se vayan capturando a lo largo del uso del sistema.

 

Escribir el nombre, si no existe, el sistema preguntara si lo desea guardar.

 

A medida que va capturando el nombre, se podrá visualizar una opción de los conceptos  almacenados mediante el auto completado.

 

CP

Código Postal: Longitud máxima 5 caracteres.

 

Teléfono

Teléfono de la empresa, el teléfono que se ingrese es el que podrá ser añadido para ser impresos en las facturas.

 

Sitio Web

Dirección de la página Web del cliente.

 

Al dar doble clic sobre ella se abrirá el Navegador (IE, Netscape, Etc.), que tenga el usuario como predeterminado para entrar al sitio Web.

 

Activo

Indica si el cliente está activo en el sistema.

 

En cualquier momento se puede volver a activar a través de la edición del cliente.

 

Si el Check box esta marcado indica que el cliente está activo.

 

Teléfono oficina 1,

Teléfono particular 1,

Teléfono  celular 1,

Email 1,

Nombre,

Apellido

 

Datos opcionales de los contactos. Se podrán almacenar ilimitados contactos.

 

Se podrán almacenar teléfonos, Email y nombres de los contactos.

 

 

 

Proveedor

 

Este check box nos indica que el cliente es o no, un proveedor nuestro simultáneamente.

 

Si esta marcado significa que también es nuestro proveedor.

 

Igualmente al momento de guardar el cliente y marcar esta casilla se creará al mismo tiempo el cliente y el proveedor.

 

Vendedor

Dato indispensable.

 

El vendedor será la persona encargada de brindar atención al cliente.

 

Seleccione de la lista el vendedor que atenderá al cliente. Al crear un nuevo registro se asignara al vendedor *NA como el vendedor por omisión. Solo se podrán ver los vendedores permitidos al grupo que pertenece el usuario.

 

 

 

Condiciones.

 

 

 

Condición

Es un dato indispensable.

 

Las claves de condición son listas de precios, plazos de créditos, descuentos, cargos. La seleccionada en esta lista será la clave condición por omisión.

 
Ejemplo.

El producto G001 maneja 3 listas de precios:

Lista 1: $100.00

Lista 2: $200.00

Lista 3: $300.00

 

 

Además se tienen las siguientes condiciones:

 

Condición 1: Lista de precio: 1, Descuento: 5%, Plazo: 30 días

Condición 2: Lista de precio: 2, Descuento: 3%, Plazo: 15 días

Condición 3: Lista de precio: 3, Descuento: 15%, Plazo: 0 días.

 

Al crear una operación con un cliente como cotización, pedido o venta, si se le asigna la clave de condición 1 el precio sugerido será: $100.00 por que la condición 1 tiene asignada la lista de precios 1.

 

 

Seleccionar de la lista la clave de condición.

 

Al crear un nuevo registro de venta se asignara la clave de condición 00000 como la clave de condición por omisión. Se recomienda modificarla ya que no hacerlo al crear cotizaciones, pedidos o ventas el precio sugerido será de 0.

 

Limite crédito

 

Límite de crédito que tendrá el cliente, solo acepta datos numéricos.

 

Días de Revisión
Días de Pago

Seleccionar día de revisión y día de pago.

 

 

Calcular vencimientos en cuentas por cobrar en días naturales

  • Si esta seleccionada esta opción:

Fecha cobrar = Fecha actual + Plazo crédito

 

Ejemplo.

Clave condición = 15 5 3 (Plazo 15, Descuento 5%, Lista de Precio 3)

Por lo tanto, Plazo crédito = 15 días

 

Fecha cobrar = 14/08/2004 + 15 = 29/08/2004

 

Fecha cobrar = 29/08/2004

 

  • Si la opción no esta seleccionada:

 

Fecha cobrar2 = El siguiente ”r;día revisión” a partir de ”r;día actual” + ”r;plazo crédito”

 

Fecha cobrar = El siguiente ”r;día de pago” a partir de fecha cobrar2

 

Ejemplo.

Estos conceptos están definidos en : catálogo de clientes

 

Día revisión = viernes

Día pago = lunes

Clave condición = 15 5 3

Plazo crédito = 15 días

Día actual = jueves 14/08/2004

 

Fecha cobrar2 = El siguiente (viernes) a partir del 14/08/2004 + 15 = 15/08/2004 + 15 = 30/08/2004

 

 

Fecha cobrar = El siguiente (lunes) a partir del 30/08/2004 = 01/09/2004

Fecha cobrar = 01/09/2004

 

 

Nota:

Si Día revisión = ”r;”

Día pago = ”r;” se considerará como la opción 1, se calcularán los vencimientos en cuentas por cobrar en días naturales = verdadero (marcado).

 

 

Nota:

Si Día revisión = ”r;”

Día pago = ”r;” se considerará como la opción 1, se calcularán los vencimientos en cuentas por cobrar en días naturales = verdadero (marcado).

 

 

Exento de impuestos

 

Seleccionar esta opción solo para aquellos clientes que están libres de todo impuesto, como podrían ser entidades gubernamentales. Los clientes que tengan seleccionada esta opción no se les cobrara impuestos al momento de realizarles una venta.

 

Retener Impuestos

Seleccionar para los clientes que se les retendrá el impuesto especificado en CONFIGURAR EMPRESA.

 

 

Otros datos.

Las categorías se utilizan para poder clasificar a los clientes.

 

 

 

Ejemplo.

Catálogos

 

Tipo

 

MA

Mayorista

ME

Menudeo

OF

Oficinas

RE

Reparaciones

 

Categoría

 

AAA

Compras > 5000

AA

Compras > 10000 < 49999

A

Compras < 9999

Zona

 

100

Norte

200

Sur

300

Este

400

Oeste

Giro

 

GO

Gubernamental

PA

Papelería

RV

Renta y Venta

 

Categoría 1

 

HW

Hardware

SW

Software

CO

Consumibles

 

 

 

Catálogos de clientes

 

Cliente

Tipo

Categoría

Zona

Giro

Categoría 1

Categoría 2

1

OF

AA

100

GO

CO

GR

2

MA

AAA

200

RV

HW

CM

3

RE

AA

300

RV

CO

CM

 

 

 

Tipo

 

Es un catálogo que contiene los tipos de negocio utilizados en el sistema.

 

Si captura uno que no se encuentre en el catálogo, el sistema preguntará si desea agregarlo a este catálogo.

 

Categoría

Es un catálogo que contiene las categorías de negocio utilizados en el sistema.

 

Si captura uno que no se encuentre en el catálogo, el sistema preguntará si desea agregarlo a este catálogo.

 

Zona

Es un catálogo de zonas, por lo tanto al capturar uno nuevo, si no se encuentra dentro del catálogo, el sistema preguntará si desea añadirlo.

 

Giro

Es un catálogo que contiene los giros de negocio utilizados en el sistema.

 

Si captura uno que no se encuentre en el catálogo, el sistema preguntará si desea agregarlo a este catálogo.

 

Categoría

Es un catálogo que contiene las categorías de negocio utilizados en el sistema.

 

Si captura uno que no se localiza en el catálogo, el sistema preguntará si desea agregarlo a este catálogo.

 

Acepta entrega parcial pedido

El estar marcado indicará que este cliente acepta recibir pedidos parciales.

 

Ejemplo:

El cliente solicita:

15 monitores 15 $1000.00

15 teclados        $350.00

 

Al estar marcado, el cliente podría recibir: (Pedido parcial, partidas completas)

15 monitores 15 $1000.00

 

Acepta entrega parcial partida

Por omisión este cuadro está deshabilitado, para habilitarse debe estar marcado el cuadro de Acepta entrega parcial pedidos.

 

El estar marcado significa que este cliente acepta recibir pedidos parciales y además partidas parciales.

Ejemplo:

El Cliente solicita:

15 Monitores 15 $1000.00

15 Teclados        $350.00

 

Al estar marcado este cuadro significa que acepta pedidos parciales y partidas parciales por lo tanto podrá recibir:

7 monitores 15 $1000.00

 

Enviar comunicado

Si está seleccionado este cuadro significa que en el momento que se realice un reporte se le enviará el mismo reporte a este cliente vía Email.

 

Apartar pedido sin requerimiento de anticipo

Se aprueba que este cliente pueda apartar productos sin que deje ningún anticipo.

 

Si la tiene desmarcada y el cliente aparta productos el sistema le pedirá que deposite un anticipo.

 

Idioma para documento de operaciones

Opción disponible solo en versión Admincontrol Plus Pro.

 

Seleccionar el idioma en que el cliente observara las descripciones de los productos. Si no se selecciona idioma observara las descripciones en español.

 

 

 

 

Foto.

 

 

Escanear foto

Hacer clic en este botón para escanear una foto o tomarla con una cámara digital y asociarla al cliente.

 

Cargar foto

 

Al hacer clic en este botón saldrá un cuadro de dialogo de Windows a través de la cuál se podrá explorar el disco duro para seleccionar la imagen que desea asociar al cliente.

 

Las imágenes que puede abrir son BMP (Windows Bitmap. Es el formato estándar utilizado por Windows ®, soportan hasta colores de 24 bits)yJPG (Joint Photographic Group. Imágenes comprimidas de alta definición en Color Verdadero. Soporta más de 256 colores).

 

Borrar foto

Elimina la foto del disco duro y elimina la asociación del cliente con la foto.

 

Ruta

Muestra la ruta donde se ha guardado la foto.

 

 

 

 

 

Comentarios.

Esta sección permitirá la captura de sus comentarios que podrán hacerse del cliente, estos son para uso interno.

 

 

 

 

Embarque.

Embarques

 

Capture una clave de envío (alfanumérica, puede recibir letras y números pero debe ser única es decir no se pueden repetir las claves de envío) calle, colonia, ciudad, estado, país, teléfono 1, teléfono 2 y transporte.

 

En caso de que se capturen más de una dirección de embarque debe seleccionar una dirección por omisión. Esta dirección será la predeterminada para enviar los productos a este cliente, sin embargo al momento de crear la venta puede modificar la dirección de embarque.

 

En caso de no capturar ninguna dirección de embarque, al momento de guardar el cliente, los datos generales del cliente se añadirán como la dirección de embarque.

 

 

 

Hacer clic en el botón derecho del Mouse sobre una dirección de embarque para desplegar un menú con la opción de IMPRIMIR ETIQUETAS. Las etiquetas es una impresión con los datos del cliente y la dirección de embarque seleccionada. El reporte de etiquetas se puede personalizar desde PERSONALIZAR REPORTES DE OPERACIÓN.

 

Formato de reportes.

Especificar el formato que se utilizara para las cotizaciones, pedidos, facturas, remisiones, remisiones sin desglose, apartado, pagos diferidos, devolución de ventas, cargo, abonos, notas de crédito, series, lotes y pedimentos.

 

En un principio solo existe un formato pero pueden crearse un sinnúmero de formatos.

 

En caso de no especificar algún formato, se imprimirá el formato por omisión.

 

 

 

 

 

Prospecto.

Seleccionar esta opción si se desea manejar al registro recién capturado como un prospecto de cliente. Es un indicador de los que aún no pueden ser considerados como clientes, se entiende a la persona que esta evaluando los precios, calidad o servicios de la empresa y que aún no puede ser considerado como un cliente. A un prospecto solo se le podrán realizar cotizaciones y pedidos pero no se le podrán vender productos. Al momento de crear una venta la aplicación le preguntara si desea manejar al prospecto como un cliente y dejar de ser solo un prospecto de cliente.

 

Los que se guardan sin este concepto se consideran como clientes y no pueden pasar a modo de prospecto.

 

Es un indicador.