Cotizaciones.

La cotización es el proceso en el cual la empresa le asigna precio a unos productos por los cuales esta interesado un cliente, estos precios se respetan por un periodo de tiempo, dando con ello tiempo al cliente para evaluar la relación precio-producto.

No afecta al almacén ya que el producto no sale del mismo.

Cada usuario es asignado a una sucursal, y los almacenes también son asignados a una sucursal, por lo que, el usuario que este utilizando la aplicación, solo podrá utilizar los almacenes que pertenecen a la misma sucursal.

Ejemplo:

El usuario GPEREZ es asignado a la sucursal "1"

El almacén 1 y 2 son  asignados a la sucursal "1"

El almacén 3 es asignado a la sucursal "2"

Por lo tanto al iniciar sesión el usuario GPEREZ solo podrá utilizar los almacenes 1 y 2.

 

Seleccionar el almacén del cual saldrían los productos. Solo podrán seleccionarse los almacenes que estén asignados a la sucursal a la esta asignado el usuario que esta utilizando la aplicación.

Seleccionar la moneda en la cual se realizara la operación.

Se muestra el tipo de cambio que se tenga especificado en DIVERSOS. Hacer doble clic en este campo para modificar solamente en esta operación el tipo de cambio.

Ingresar la clave del cliente, automáticamente se asignara la clave del vendedor y la clave condición que se le asignaron en el catálogo de clientes. Dependiendo de la configuración se podrá o no modificar estos datos.

Ingresar la clave del producto de las siguientes formas:

• Ingresando de forma manual.

• Oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de productos para seleccionar el deseado.

Si el producto maneja CARACTERÍSTICAS (Disponible solo eb versión Admincontrol Plus Pro) se abrirá una ventana para la captura de las cantidades. Para ver más acerca de las características haz clic aquí.

Son las características que tiene un producto como por ejemplo: talla, color, modelo, aroma, etc.  Así de esta forma se puede llevar un control hasta este nivel. Se pueden manejar hasta tres características por producto y se especifica cuales de ellas se utilizaran en el catálogo de Productos.

Para detallar los elementos que forman una característica debe hacerse en DIVERSOS.

Ejemplo:

Clave: PLAYXXXX

Descripción: Playera Soccer

Características:

• Modelo

• Talla

Se pueden hacer una transacción de 29 PZ del producto PLAYXXXX pero estas 29 PZ están formadas de la siguiente forma:

Cantidad Modelo Talla

2 Niño CH

1 Niño M

3 Niño G

7 Mujer CH

3 Mujer M

3 Mujer G

2 Hombre CH

5 Hombre M

3 Hombre G

TOTAL: 29

El inventario se afecta en relación a las características de forma que se pueda llevar el control del inventario a nivel de las características.

 

Si el sistema esta configurado a no mostrar la lista completa de características, entonces mostrara solo aquellos productos que tengan existencias disponibles y para seleccionar una característica que no aparezca en pantalla habrá que usar los filtros de la parte superior.

Hacer clic con el botón derecho del Mouse sobre la clave del producto para verificar existencias, disponibles, precios y kardex.

Hacer dos clic sobre la descripción de un producto para agregar comentarios por partida. Se permiten hasta 32000 caracteres.

Capturar los productos a cotizar y hacer clic en el botón GUARDAR para salvar la operación.

Elementos de la cotización a detalle.

Almacén

Seleccionar la clave de almacén del cuál saldrían los productos para surtir la cotización.

Solo se podrán seleccionar los almacenes que se hayan dado de alta previamente.

Moneda

Moneda con la cuál se realizará la operación.

Sucursal Muestra la sucursal a la que pertenece el usuario. No podrá modificarse a menos que salga de la cotización e ingrese al sistema como otro usuario que pertenezca a otra sucursal.

Cliente

Hay dos formas de seleccionar un cliente:

• Ingresar directamente la clave del cliente.

• Hacer clic en el botón que se localiza a su derecha, la ventana de búsqueda se abrirá. Utilizar los filtros para reducir los resultados en pantalla, una vez encontrado el cliente, hacer doble clic sobre él para que sea el seleccionado para la cotización.

Su nombre aparecerá junto a la clave.

F2 - Inicia el módulo de búsqueda de clientes.

F3 - Abre el catálogo de clientes en modo de edición.

Hacer clic con el botón secundario del Mouse sobre este campo para ver un menú pop up y seleccionar la opción "CONSULTA CLIENTE" para visualizar todas las transacciones en que ha participado el cliente.

Tipo de cambio

Tipo de cambio de la moneda seleccionada. Hacer doble clic para modificar el tipo de cambio solo para la transacción actual.

Fecha

Por omisión, al crear una cotización la fecha será igual a la fecha del día en curso.

Hacer doble clic sobre la fecha para abrir un calendario y poder seleccionar otra fecha, o  capturar directamente una fecha.

Ejemplo:

14/08/2004

Vendedor

La Clave del vendedor será el que tenga asociado el cliente.

Si el sistema se ha configurado para permitir el cambio de vendedor, entonces el usuario podrá asignarle uno nuevo. Para ver como permitir el cambio de vendedor, hacer clic aquí.

Hay dos formas de seleccionar un vendedor:

• Ingresar directamente la clave del vendedor.

• Hacer clic en el botón que se localiza a su derecha, la ventana de búsqueda se abrirá. Utilizar los filtros para reducir los resultados en pantalla, una vez encontrado el vendedor, hacer doble clic sobre él para que sea el seleccionado para la cotización.

Su nombre aparecerá junto a la clave.

F2 - Inicia el módulo de búsqueda de vendedores.

F3 - Abre el catálogo de vendedores en modo de edición.

Hacer clic con el botón secundario del Mouse sobre este campo para ver un menú pop up y seleccionar la opción "CONSULTA VENDEDOR" para visualizar todas las transacciones en que ha participado el vendedor.

Documento Cliente

 

Folio cotización

Se asigna automáticamente al momento de guardar la cotización. Es la clave de la cotización.  No se podrá editar.

Condición

La clave de condición será la que tenga el cliente por omisión, sin embargo se puede configurar si se podrá o no modificar la misma. Para ver como permitir el cambio de condiciones, hacer clic aquí.

En caso de poder modificar la clave de condición, hacer clic en el botón que se localiza a su derecha y seleccionar una nueva clave condición.

Para dar de alta claves de condición, hacer clic aquí.

F2 - Inicia el módulo de búsqueda de condiciones.

Detalle de la cotización.

 

Cantidad: Ingresar la cantidad de artículos a cotizar.

Clave producto: Capturar la clave del producto a cotizar o hacer doble clic sobre él para abrir una ventana de búsqueda de productos. En este caso utilizar los filtros para reducir los resultados de productos en pantalla. Una vez encontrado el producto hacer doble clic para regresar a la cotización con ese producto seleccionado.

F2 o doble clic - Inicia el módulo de búsqueda de productos.

F3 - Abre el catálogo de productos en modo de edición.

F4 - Consulta existencias.

Hacer clic con el botón secundario del Mouse sobre este campo para ver un menú pop up y seleccionar alguna opción  para visualizar todas las existencias, disponibles, precios e información variada acerca del producto.

Clave UM es la unidad de medida, es la forma en que se medirá el producto.

Ejemplo:

Caja.

Pieza.

Bolsa.

La clave UM por omisión que tenga el producto se mostrará en el campo, sin embargo se puede seleccionar otra escogiéndola de la lista. Las claves UM serán solamente las que tenga dadas de alta el producto.

Factor UM es el factor de unidad de medida, esto es el número de piezas que contiene la clave UM.

Ejemplo:

Clave UM Factor UM

Caja 10

Pieza 1

Bolsa 100

Esto sería que la caja tiene 10 piezas, la pieza tiene una pieza y la bolsa tiene 100 Piezas.

Factor de UM será el asociado a la clave UM que se escoja.

Descripción del producto será la asociada a la clave producto escogida, así como también el precio y el descuento.

Doble clic para ingresar comentarios acerca del producto por partida.

 

Precio unitario es el precio que tiene el producto.

Doble clic para iniciar una calculadora.

Descuento es el descuento que tiene el cliente dado en las claves de condición, sin embargo se puede configurar si se podrá o no modificar la misma. Para ver como permitir el cambio de descuentos, hacer clic aquí.

Precio neto es igual al precio menos el descuento.

Días surtir son los días en que se compromete la empresa a entregar los productos cotizados.

Fecha surtir es igual a la fecha en que se genera la cotización + los días surtir.

Doble clic para iniciar el calendario.

Fecha cancelar es igual a la fecha surtir + los días que tiene configurado el sistema para que un cliente cancele una cotización.

Doble clic para iniciar el calendario.

Barra.

 

Nuevo

 Hacer clic en el botón "NUEVO" (ALT +N).

Todos los campos son indispensables para crear una cotización.

Encabezado de la cotización.

Automáticamente se asignara el número de folio de la cotización al guardar la cotización.

La fecha podrá ser editada en formato dd/mm/aaaa o haciendo doble clic sobre ella para abrir un calendario y seleccionar una fecha.

Seleccionar la clave de almacén de la lista.

Existen varias formas en las que podrá seleccionar el cliente:

• Capturar directamente la clave.

• Hacer clic sobre el botón que se localiza a su derecha.

En este último caso, se abrirá una ventana de búsqueda, utilizar los filtros y una vez que se localice el cliente deseado hacer doble clic sobre él.

Automáticamente se verá en pantalla el nombre del cliente, la clave condición y la clave del vendedor y se podrá capturar el detalle de la cotización.

Para modificar el agente por omisión:

• Capturar directamente la clave.

• Hacer clic sobre el botón que se localiza  a su derecha.

En este último caso, se abrirá una ventana de búsqueda, utilizar los filtros y una vez que se localice el agente deseado hacer doble clic sobre él.

Modificar la clave condición escogiéndola de la lista de claves condiciones.

Detalle de la cotización.

Capturar la cantidad de productos, la clave del producto, dependiendo del mismo la clave de la unidad de medida mostrara la clave base del producto y su factor de unidad de medida.

Oprimir el botón RECALCULAR para ver en pantalla el total de la cotización.

Totales

 

Muestra los descuentos y cargos de la transacción actual. Puede añadir hasta 5 cargos y 5 descuentos adicionales a la misma.

Generar

 

Una vez guardada la cotización, hacer clic en este botón se puede generar la venta o generar el pedido directamente, hacer clic sobre la opción deseada y se abrirá el pedido o la venta con los datos previamente capturados en la cotización.

Envío

 

Envía la transacción vía Email en un archivo PDF, a vista preliminar o a Microsoft Word ®.

Notas

 Existen tres comentarios:

• Generales: cualquier cosa acerca de la cotización. Se puede editar sólo cuando es un registro nuevo y se tienen partidas. Este comentario puede ser añadido al formato impreso.

• Edición: cuando se oprima el botón editar, si se desea explicar porque se edita la cotización. Solo se podrá editar después de hacer clic en el botón EDITAR.

• Borrado: Cuando se va a eliminar la transacción. Solo se podrá editar después de hacer clic en el botón BORRAR.

Pueden ser consultadas en cualquier momento.

Buscar

 Abre la ventana de búsqueda.

No tiene que estar editando un cliente.

Puede buscar cotizaciones.