Un artículo sobre Quanticus Software Administrativo de la revista RED.

Hoy en día, ninguna empresa pequeña invierte en aplicaciones para hacer ciertas labores que bien puede realizar a mano, aunque no con la eficiencia, prontitud, facilidad y exactitud que lo haría con un software especializado, pero si a este emprendedor le brindan la oportunidad de contar con procesos automatizados sin tener que desembolsar un peso, a lo mejor cambie de opinión.

Por: María Elena Alcántara Castro

Pensar en gratuidad nos refiere a diversas ideas como: seguramente está caducado, no funciona bien, debe tener algún truco, en un gancho…, en fin, causa sospecha y hasta escepticismo. Sin embargo, algunos desarrolladores apuestan por el software gratuito porque lo consideran una oportunidad para crecer y hacer crecer a las empresas mexicanas, principalmente micro, pequeñas y medianas a pesar de la desconfianza que puede generar el concepto de software gratis.

Los desarrolladores que se comprometen con este mercado, opinan que las PYMES necesitan un empujón para crecer y que muchas de ellas están convencidas de contar con procesos de administración automatizados, pero están tan delimitadas en sus recursos económicos que sólo tienen dos alternativas: endeudarse con un altísimo costo financiero para adquirir una licencia o delinquir utilizando software pirata. Así que para revertir esta realidad, ¿por qué no brindarles un licenciamiento gratis que, aunque sea limitado, le sea funcional?

Para entender el concepto de gratuidad en este contexto, partamos de que el usuario debe estar consciente de que este tipo de software le permite funcionar de manera óptima; sin embargo, está limitado porque no cuenta con el soporte, la garantía, las actualizaciones y la capacitación. Ciertamente el posicionamiento del software gratuito ha ido ganado terreno; sin embargo, es difícil cuando es muy tentadora la oferta de la copia ilegal, la cual registra 95% de piratería de todo el software que circula entre la sociedad del continente americano.

Nahim de Anda Martin, Presidente de la Asociación Mexicana Empresarial de Software Libre, A.C. (AMESOL), mencionó que de acuerdo a estadísticas de la BSA, el 67% del software instalado en empresas mexicanas es “pirata”, entonces se puede deducir que de cada 10 programas instalados, tres fueron originales. Pero esto tiene un porqué, veamos “en un equipo de cómputo con software legal, al menos tenemos que invertir como 10 mil pesos por computadora para tener derecho a ocupar un sistema operativo, una suite de oficina y un antivirus. De esta manera el software se convierte en un gasto alto para la empresa mexicana. Más aún, la posibilidad de ocupar un sistema adecuado para llevar su negocio, como puede ser un CRM (Customer Relationship Management) o una tienda virtual es mínima.

Aquí es oportuno enfatizar en una posible confusión de términos que plantea el vocero de AMESOL, “software libre no es sinónimo de software gratis, aunque comúnmente el primero se obtenga sin costo. El software libre son aquellos programas que se distribuyen con base en la libertad de: 1) usar el programa con cualquier propósito, 2) estudiar cómo funciona y adaptarlo a las necesidades, 3) distribuir copias y 4) mejorar el programa y hasta publicar los cambios.

En tanto, Alejandro Santiago, Director de Operación de Logical Concept, definió al software gratuito como aquel programa que no recibe modificaciones excepto por su propio autor, en lo general es de código cerrado y sólo se distribuye a los interesados. Explicó que puede haber variantes en la versión gratuita, ya que el interesado puede obtener la autorización: por tiempo indefinido, hasta cierta fecha o bien, vigencia transaccional; es decir, que sólo puede realizar un cierto número de transacciones a fin de motivar la compra de la licencia.

¡Llévelo, llévelo para su empresa!

El tamaño de las empresas sí importa, ya que no es el mismo emitir cinco ó 10 cheques a la semana, a una que maneja 500, esta última requiere automatizar sus procesos aunque sea de manera muy básica. Así, entre micro y mediana empresa hay mucha distancia, pero la forma más fácil de medirla es a través de sus transacciones, porque puede ser una empresa con dos o tres usuarios por lo que aparentemente es pequeña, pero facturan hasta 300 documentos diarios, lo que la cataloga como una mediana empresa.

Para el vocero de Logical Concept, las PYMES son el sustento de la economía mexicana, porque aun cuando no son proyectos que generen grandes cantidades de dinero en lo individual, existe un flujo de negocio operativo constante que definitivamente es atractivo para todo desarrollador de software. Medir a las PYMES es algo complejo, ya que tendríamos que segmentarla entre países, estados y localidades, así como entre giros empresariales, por el número de empleados, por facturación mensual, por número de equipos o por transacciones diarias. “A nosotros como empresa de tecnología nos funciona medirla en el número de equipos y de transacciones que realiza, porque esto nos va a dar una carga continua de datos en un sistema”, subrayó.

A decir del entrevistado, la Pyme no conoce del todo el concepto de software gratuito y tampoco lo valora, “porque a pesar de que muchos de nosotros somos empresas de tecnología, no siempre sabemos la manera de mercadear el producto en diferentes medios, principalmente en Internet”. Aseguró que tampoco logra aprovecharlo por diversos factores, uno de ellos es la dificultad de encontrarlo y posteriormente elegir la mejor opción resulta algo “engorroso” en el 95% de los casos. Otro elemento es la desidia por bajarlo, como se sabe que está en Internet y ahí va a permanecer, le dan largas a la decisión de descargarlo. Por otro lado, está el desinterés que surge al tratar de instalarlo y no lograrlo fácilmente.

La aceptación del software gratuito recae principalmente en la economía y posteriormente en un asunto cultural, para Rudolf Vanek, Managing Partner de la firma comercial Quanticus  (www.Quanticus.com), una pequeña empresa tiene múltiples necesidades y en lo que menos piensa es en gastar hasta 4 mil dólares en una aplicación. Esta firma nacional brinda una versión básica gratuita que pone a disposición del mercado mexicano y externo sin esperar todo a cambio. Los esfuerzos de esta firma registran 30 a 40 descargas diarias de software gratis.

Un caso muy particular es el de la firma ecuatoriana UnionPyme (www.unionpyme.org), una empresa desarrolladora de software con proyección mundial. A tres años de brindar un programa de forma gratuita y con ocho módulos: contabilidad, bancos, ventas, compras, inventarios, sistema y administración, registra cerca de 500 mil empresas activas con este software en 12 países del continente americano, así como España, Francia, Italia y hasta Nueva Guinea, cantidad de la cual se calcula un 15% está en México.

Eduardo Alcívar, vicepresidente de esta firma comercial, defiende la idea de que no se trata de regalar algo que no sirva, así que desarrollaron un software con óptimas funcionalidades que hasta ahora ha ganado el Premio Uruguay en 2005, en Nicaragua prácticamente se le considera el software oficial en las PYMES, incluso, lo tiene instalado una instancia policíaca, en Ecuador es considerado un producto digno de exportar y en Argentina ha sido un ¡boom! Se trata de un software que se ha adaptado a todas las legislaciones, incluido Colombia y Perú que son países muy diferentes en comparación al resto de los países latinoamericanos.

En números rojos

Muchos emprendedores controlan sus operaciones desde Word y Excel al iniciar su actividad, porque no están en condiciones de pagar 30 ó hasta 40 mil pesos por una solución. Así que recurren a empresas desarrolladoras que puedan brindarle la entrada al mundo del software, con una aplicación gratuita para administrar: compras, ventas, bancos, almacenes, inventarios, contabilidad, entre otros rubros.

Vanek señaló, “el software gratuito no garantiza que los empresarios compren la licencia en algún momento, y lo sabemos porque al día de hoy tenemos 80% de las empresas sin migrar de la versión gratuita a la de pago. De cualquier manera, son clientes que jamás hubieran comprado una solución”.

Resaltó que el tiempo considerable para convencer a las empresas de migrar su software es de seis meses aproximadamente, pero hay muchos clientes tan pequeños que sólo necesitan lo básico, entonces a lo mejor nunca van a migrar, al respecto agregó “estamos conscientes de ello porque nosotros mismos utilizamos la versión gratuita para tres usuarios: la secretaria, la contadora y yo…, no necesito más”, afirmó Vanek.

En el afán de apoyar a los pequeños emprendedores del mundo, UnionPyme asumió un alto costo al principio, pero ahora comienza a rendir frutos. “Hay gente que nos escribe así: les agradezco que me hayan ayudado este tiempo (por uno o dos años), mi negocio ha crecido con su software pero ya me queda chica la camisa, así que necesito más funciones. Por tanto, me gustaría que me hablaran de la versión pagada”. Para Alcívar, este tipo de respuestas justifica cualquier cantidad de dólares que pudieron haber ingresado, y no sucedió porque ayudaron a una familia o a un emprendedor a salir adelante lícitamente. “Fue muy duro para nuestra empresa porque tuvimos que pagar una cuota muy alta para poder soportar la gratuidad del empresario, pero hoy en día una gran cantidad de ingresos provienen del software gratuito”.

Al licenciamiento hay un paso

“Las empresas tienen el dinero para comprar pero definitivamente no saben ver, no hemos logrado transmitir el valor de adquirir una licencia porque es un producto intangible, aún cuando estamos hablando de inteligencia de negocio que ayuda a tener una empresa mucho más rentable”, subrayó el vocero de Logical Concept. Agregó que pagar una licencia significa contar con mucho más que un producto; es decir, “cada peso que pagas ayudas a que el proveedor tenga la suficiente estabilidad para permanecer por mucho tiempo a fin de darte el respaldo que necesitas. Además, la mayoría de los desarrolladores empleamos el dinero en investigación para que tu producto no se quede chiquito, sino que crezca conforme a tus necesidades y tendencias de los mercados”.

Hasta hace unos días esta empresa ofrecía la versión Basic gratuita que duró dos años en el mercado y capturó cerca de 3 mil clientes a nivel nacional, hoy la comercializa en 190 pesos. En opinión del entrevistado, esta estrategia servirá para que los clientes le otorguen un valor real al software con un precio muy accesible que incluye una metodología gratuita de uso. En otros rubros aparece la versión Express con un costo de 490 pesos, la Professional es de 990 y la Enterprise cuesta 4 mil 990 pesos.

Por otra parte, QuanticusGratuito nació en abril del año pasado y desde entonces ha logrado posicionarse entre cuatro mil clientes con un paquete de administración que permite hasta tres usuarios, de este porcentaje sólo el 15% usa este software vía licenciamiento. “la gente comienza con la versión gratuita, lo usa, se familiariza con ella y luego analiza las ventajas del software pagado”, comentó Vanek. Para llegar a ese punto, el tomador de decisiones puede encontrar soluciones en dos esquemas: renta o venta.

En el plan de venta el cliente instala la aplicación en su propio servidor, se le orienta sobre cómo migrar la base de datos y cómo utilizarlo; mientras que en la renta, la firma proveedora hospeda la información en un servidor con acceso a Internet y de esta manera el cliente no tiene que instalar absolutamente nada en sus equipos, además, recibe un servicio de reportes que puede ser consultado desde cualquier momento y cualquier lugar. De esta manera pueden toparse con sugerencias como la de Quanticus que brinda una solución desde $3 mil pesos para un usuario. En este paquete no se cobran autorizaciones y el cliente tiene derecho a todas las actualizaciones.

La filosofía aquí es ser sensible a las necesidades del empresario pequeño y educarlo para convertir su empresa en un ente organizado que le permita crecer y como consecuencia el proveedor crecerá. En este punto, es importante mencionarles que si adquieren una solución gratuita y posteriormente eligen la versión pagada del mismo proveedor, será fácil adaptarse porque ya está familiarizado con la interfase. Para Nahim, el nivel de madurez al que han llegado miles de aplicaciones de software libre, en este caso la versión gratuita, permite que cualquier empresa pueda utilizarlos con seguridad, estabilidad y bajo ambientes gráficos al nivel de aplicaciones comerciales.

De servicios y otros menesteres

De algo tienen que vivir los desarrolladores, así que todos los servicios que ofertan tienen signo de pesos, aunque claro, la mayoría está consciente que deben ser tarifas de bajo costo para hacerlas accesibles a las PYMES mexicanas. En este sentido, el vocero de Quanticus señaló que su oferta consiste en no cobrar la póliza anual, sino que brindan sólo lo que el cliente necesita, de esta manera ofrece el soporte por horas con un costo de $300 pesos cada una, si sobrepasa las 10 horas el costo baja a $240 pesos.

“Esto es muy cómodo para el cliente porque no tiene que desembolsar 4 ó 5 mil pesos, cuando quizá sólo utiliza el servicio tres veces al año o posiblemente sólo tiene duda con respecto a una factura, en este caso basta un mail para resolver el asunto, el cual equivale a 5 ó 10 minutos de la hora pagada. Ahora bien, si el cliente requiere un soporte más especializado, entonces nos enlazamos con cámara web”.

La capacitación es otro punto de ingreso, así que tienen dos opciones para el cliente: vía Internet y por medio de un CD; el primero tiene un costo de $450 pesos y consiste en aprovechar cinco videos de una hora cada uno que se transmiten en línea, mientras que el CD cuesta $800 pesos. Antes de estas dos instancias existe un foro de soporte gratuito donde los usuarios se apoyan entre sí y ocasionalmente interviene un especialista de Quanticus. La gente es más abierta a comprar estos servicios mencionó Rudolf, “ellos dicen: ya me ahorré la aplicación, cuando menos me compro el curso”.

En UnionPyme opinan que de nada sirve un software con tanta aceptación, si se va a caer en la parte de soporte al cliente, en la capacitación, en la curva de aprendizaje y otros factores. En este sentido, el software gratuito que ellos ofrecen va acompañado de 120 películas en flash para autoaprendizaje, donde el usuario ve cómo se hace una factura, cómo se modifica un cheque, cómo se corrige un diario contable o simplemente cómo se imprime un plan de cuentas. Asimismo, brindan un manual con más de 800 páginas en Acrobat para ampliar la información. La forma gratuita queda hasta aquí, porque si el usuario desea una silla en alguno de los seminarios de capacitación online, puede costarle hasta 45 dólares la semana.

Desde el perfil de Logical Concept, esta empresa no cobra las asesorías por chat o vía mail, en cambio, las consultas más especializadas o la capacitación implican un costo a cambio de un curso interactivo para que el cliente pueda hacer uso de él a su propio ritmo de aprendizaje. La tendencia en tema de software es el esquema llamado SaaS (Software as a Service o Software como Servicio) que no es otra cosa que pagar mensualmente el servicio de software como actualmente se hace con la energía eléctrica o el teléfono.

Lo gratuito sale caro

En la otra esquina aparece la empresa Servicios para Mercadotecnia Sistemas y Redes, S.A. de C.V. (Sepamer) con una solución de nómina para Pyme en el concepto “bajo demanda”, de esta manera el usuario paga por lo que usa de estas soluciones vía Internet. En opinión de Alejandro Cuéllar Gaxiola, Director General de esta firma, el software gratuito normalmente está basado en esquemas que no tienen estándares. “Yo considero que para crecer como empresario es necesario invertir”.

“El software gratuito está construido con el tiempo libre que tienen muchos programadores y lo donan sin cumplir con normas, pero no se dan cuenta que las empresas están invirtiendo y quieren dejar su información en algo que tiene que valer, algo que debe estar normado porque puede perder su inversión de un día para el otro. Si mañana el proveedor decide cambiar de versión ¿quién va a sostener el software? y aquí es donde surge el problema, así que prefiero tener algo como Microsoft, quien es más probable que él compre a las compañías que le hacen ruido, a que esas compañías lo vayan a tumbar. Por otro lado, ellos trabajan bajo normas y yo creo en las normas, por eso prefiero invertir en algo que de antemano sé, no va a desaparecer”.

El titular de Sepamer considera que existen varios factores para que el mercado acepte la licencia sin importar si sea gratuita o de pago. “Hay un problema cultural que tiene que ver con la seguridad de los datos. Por ejemplo, actualmente entablamos una relación de trabajo con diversos despachos de contadores, quienes manifestaron renuencia para mostrar sus estados financieros por el simple hecho de confidencialidad, aunque también existe el hecho de las irregularidades; es decir, por error o conveniencia no pagan los cuotas reales a las instancias gubernamentales”. Así que surgen dos sentimientos: hay un interés por ser legal en el software, pero al mismo tiempo no quieren ser tan legales en la parte contable a causa de la cultura de la informalidad que se vive en México.

Opinó que el gobierno de la Ciudad de México impulsa el software gratuito por la facilidad de obtenerlo, pero es necesario ver más allá. “Cuando algo pasa en una versión normalizada el proveedor asume los riesgos, en cambio, en la versión gratuita nadie los asume, y ahí es donde lo gratis ya no fue tan gratis”. En este sentido, aseguró que el único que puede generar el cambio de automatizar es el gobierno, y lo comienza a hacer a través de la Secretaría de Hacienda y del IMSS. “Si el gobierno jala, jalan todos, él es el líder, es quien pone la tecnología y las normas. Si yo fuera el Seguro Social, ya hubiera desarrollado una nómina que estuviera en la web de manera gratuita y todo mundo estaría ‘derecho’ en su nómina. Si Hacienda comprara un ERP chiquito y lo montara en la red, exigiría la contabilidad real a fin de obtener los impuestos exactos”.

Otros elementos negativos que observa es la dificultad para manejar el software gratuito, pues considera que las pantallas son más difíciles de entender que las brindadas en ofertas de pago. Por otra parte, mientras sea gratuito uno debe conformarse con lo que hay, porque “¿cómo le exiges a alguien que te lo regaló? En cambio, si pago, por muy poco que sea, tengo el derecho de reclamar servicio. Lo gratis no funciona, para mí las cosas deben costar. Yo creo que hay que pagar, pagar lo justo a fin de que sea negocio para todos”. En suma, el software no es negocio porque no le pagan bien a los desarrolladores, mientras que en otros países es una industria muy rentable.

En el tema de la creatividad considera que la India no es mejor que México, “yo conozco empresas mexicanas que están ganando concursos para empresas trasnacionales y aunque no nos vamos a hacer multimillonarios, sí podemos tener mucho negocio, porque los hindúes son ya muy caros, ganan el doble de lo que cobraría un mexicano cuando la calidad de trabajo es la misma y en el conocimiento ahí nos vamos”.

Desarrolladores exitosos

Inicialmente los programadores entregaban el software en partes; es decir, promovían un programa para cada área y el usuario debía integrar toda la información o bien, llamar a soporte técnico para solicitar una asesoría. Por ello, la propuesta de UniónPyme fue integrar la solución que incluye: contabilidad, bancos, ventas, compras, inventarios, sistema y administración, para que el empresario sea autosuficiente y tenga la capacidad de solucionar sus propios problemas, tanto contables como técnicos. La buena aceptación de este software gratuito les está permitiendo trabajar en la nueva versión 2009 que saldrá en cinco idiomas más, además del español: inglés, francés, alemán, italiano y portugués.

“Es un software libre en el sentido de que es gratuito; sin embargo está desarrollado sobre plataforma Windows quien lo considera un software propietario; a pesar de ello, algunos linuxeros lo valoran como un software amigo, al grado de hacer referencia de éste en sus páginas electrónicas”, opinó Eduardo Alcívar, quien adelantó que si los fondos lo permiten, en 2009 la versión básica gratuita dejará de existir para dar paso a la versión Pro que ahora tiene un costo, esto significaría ofertar una opción más completa sin precio.

El vocero exhortó a los desarrolladores a que presenten alternativas de un software para integrar áreas, que sea fácil de manejar y que incluya todas las funciones de respaldo en las áreas tecnológicas. “no sólo se requiere de un programa donde se pueda comprar y vender, sino que el usuario se sienta respaldado con este tipo de escenografía”. La clave está en sentir a la PYME, a la cual pertenecen la mayoría de los desarrolladores, así que no les cuesta mucho trabajo entender las necesidades de los emprendedores de este tamaño.

La misión de Logical Concept no radica sólo en desarrollar una herramienta óptima, sino en hacerle ver a la PYME la necesidad que debe tener de un software como algo que va a beneficiar para hacerla más competitiva frente a los de su localidad y del mundo, pero para llegar a ese grado se requiere ser más eficientes y rentables. “Estamos comprometidos con la superación de estas empresas, así que queremos hacer negocio, haciendo negocio de nuestros clientes”.

De Pyme a Pyme

La maravilla de poder construir sobre lo construido nos permite crear innovación sobre la tecnología en avanzada y por supuesto que esto brinda un enfoque diferente al creativo y al desarrollador. En el caso del software libre, Nahim de Anda señaló que las libertades que brinda este concepto, son el paso principal para llegar a la sociedad de la información, en donde todos tengamos acceso a la tecnología y nos beneficiemos de ella en cualquier ámbito.

El principal reto para estas empresas desarrolladoras es la difusión, ya que el único medio con que cuentan es el Internet, donde a veces las PYMES ni siquiera tienen acceso; pero si fuera de otra manera, si contaran con espacios publicitarios y canal de distribución, seguramente el concepto de gratuidad no existiría, porque estos recursos implican costos adicionales y pago a intermediarios que conllevan a ponerle precio a la solución.

Por otra parte, las PYMES deben saber que si bien, el software gratuito es posiblemente una estrategia comercial para vender licencias o mejor aún, servicios; también es cierto que existe un trabajo arduo y un esfuerzo noble tras mamparas, y de que por creatividad México no para, ya que en este tipo de soluciones implica al profesional de tecnología y todo un equipo multidisciplinario que incluye diseñadores, así como personal administrativo, legal y tributario.

En este entorno de escepticismo y de altibajos en la economía, no mengua el entusiasmo por desarrollar y ofrecer opciones que permitan a los pequeños empresarios crecer, por el contrario, sólo basta navegar por la red para encontrar, no muchos sino pocos, visionarios que apuestan por el futuro de la economía mexicana basada en las PYMES. Crecer con sus clientes es su filosofía.

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This entry was posted on Thursday, October 23rd, 2008 at 12:41 pm and is filed under Enrevistas.